Integritetspolicy

1. Inledning

AQR Law Advokat AB (”AQR Law”, ”byrån”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”) värnar om din personliga integritet. I denna integritetspolicy beskriver vi hur vi samlar in, använder, delar och skyddar personuppgifter i vår verksamhet samt vilka rättigheter du har. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 (”dataskyddsförordningen” eller ”GDPR”), lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning samt annan tillämplig lagstiftning. Som advokater är vi dessutom bundna av rättegångsbalken och Sveriges advokatsamfunds vägledande regler om god advokatsed, inklusive vår lagstadgade tystnadsplikt.

Policyn gäller för personuppgifter som rör klienter och deras företrädare och anställda, motparter och andra parter i ärenden, vittnen och sakkunniga, leverantörer och samarbetspartner, besökare på vår webbplats, deltagare vid seminarier och evenemang, mottagare av nyhetsbrev samt arbetssökande.

2. Personuppgiftsansvarig och kontaktuppgifter

AQR Law Advokat AB, org.nr 559600-4449, c/o United Spaces Group AB, Sveavägen 34, 111 34 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs i denna policy.

Har du frågor om vår behandling av personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss på dataskydd@aqrlaw.se eller per post till ovanstående adress, märkt ”Dataskydd”.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vilka personuppgifter vi behandlar beror på ditt förhållande till oss och på det enskilda ärendet. Vanligen behandlar vi följande kategorier:

• Identitets- och kontaktuppgifter, såsom namn, personnummer eller födelsedatum, befattning, arbetsgivare, adress, e-postadress och telefonnummer.
• Uppgifter för klientkännedom, såsom kopia av id-handling, medborgarskap, uppgifter om verklig huvudman, uppgift om huruvida du är en person i politiskt utsatt ställning (PEP) samt uppgifter om medlens ursprung.
• Ärende- och uppdragsrelaterade uppgifter, såsom korrespondens, avtal, handlingar och annan information som lämnas till oss eller som vi inhämtar inom ramen för uppdraget.
• Ekonomiska uppgifter, såsom faktura- och betalningsuppgifter, bankkontonummer och kreditupplysningar.
• Tekniska uppgifter, såsom IP-adress, webbläsartyp och information om hur du använder vår webbplats (se vidare vår cookiepolicy).
• Uppgifter om arbetssökande, såsom CV, personligt brev, betyg, referenser och anteckningar från intervjuer.

I vissa ärenden kan vi behöva behandla känsliga personuppgifter (till exempel uppgifter om hälsa eller fackföreningsmedlemskap) eller uppgifter om lagöverträdelser. Sådana uppgifter behandlas endast när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, när det följer av lag eller när det annars är tillåtet enligt dataskyddsförordningen och kompletterande nationell lagstiftning.

4. Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar främst in personuppgifter direkt från dig eller från den klient som vi företräder. Uppgifter kan även inhämtas från offentliga register (exempelvis Bolagsverket, Skatteverket, Lantmäteriet och registret över verkliga huvudmän), kreditupplysningsföretag, leverantörer av tjänster för sanktions- och PEP-kontroller, domstolar och myndigheter, motparter och deras ombud samt andra offentligt tillgängliga källor såsom webbplatser och sociala medier.

5. Ändamål och rättslig grund

Vi behandlar endast personuppgifter för angivna och berättigade ändamål och med stöd av en rättslig grund enligt artikel 6 i dataskyddsförordningen. Nedan sammanfattas våra huvudsakliga ändamål.

5.1 Förfrågningar om uppdrag, jävskontroll och klientkännedom

Innan vi åtar oss ett uppdrag genomför vi jävskontroll enligt god advokatsed och åtgärder för klientkännedom enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism och, från och med den 10 juli 2027, förordning (EU) 2024/1624 (AMLR). Behandlingen är nödvändig för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar oss (artikel 6.1 c). I den utsträckning behandlingen följer av god advokatsed sker den även med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna bedriva advokatverksamhet i enlighet med de regler som gäller för advokater (artikel 6.1 f).

5.2 Utförande och administration av uppdrag

Vi behandlar personuppgifter för att kunna ge juridisk rådgivning, företräda klienter, upprätta handlingar, kommunicera med parter och myndigheter samt administrera uppdraget. Om du själv är vår klient sker behandlingen för att fullgöra avtalet med dig (artikel 6.1 b). Om du är företrädare eller anställd hos en klient, motpart, vittne eller annan person som förekommer i ett ärende sker behandlingen med stöd av vårt och vår klients berättigade intresse av att uppdraget kan utföras (artikel 6.1 f).

5.3 Fakturering, bokföring och andra rättsliga förpliktelser

Vi behandlar personuppgifter för fakturering och för att uppfylla krav i bland annat bokföringslagen (1999:1078) och skattelagstiftningen samt för att i förekommande fall rapportera misstänkt penningtvätt eller terrorismfinansiering till Finanspolisen (artikel 6.1 c).

5.4 Rättsliga anspråk

Vi kan behandla personuppgifter för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, till exempel vid en tvist om arvode eller ett skadeståndsanspråk (artikel 6.1 f).

5.5 Marknadsföring, nyhetsbrev och evenemang

Vi behandlar kontaktuppgifter för att skicka nyhetsbrev och inbjudningar till seminarier och evenemang samt för att administrera deltagande, med stöd av vårt berättigade intresse av att marknadsföra byrån och upprätthålla klientrelationer (artikel 6.1 f) eller, där så krävs, ditt samtycke (artikel 6.1 a). Du kan när som helst avregistrera dig från utskick.

5.6 Leverantörer och samarbetspartner

Vi behandlar kontaktuppgifter till företrädare för leverantörer och samarbetspartner för att administrera avtalsförhållandet, med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f).

5.7 Rekrytering

Vi behandlar uppgifter om arbetssökande för att bedöma och hantera ansökningar, med stöd av vårt berättigade intresse av att rekrytera medarbetare (artikel 6.1 f). Om vi vill spara din ansökan för framtida rekrytering inhämtar vi ditt samtycke (artikel 6.1 a).

5.8 Webbplats, säkerhet och IT-drift

Vi behandlar tekniska uppgifter för att tillhandahålla och förbättra vår webbplats, upprätthålla informationssäkerhet och förebygga missbruk, med stöd av vårt berättigade intresse (artikel 6.1 f). Icke nödvändiga kakor används endast med ditt samtycke.

När vi stöder oss på berättigat intresse har vi gjort en intresseavvägning och bedömt att vårt intresse väger tyngre än ditt intresse av att uppgifterna inte behandlas. Du har rätt att invända mot sådan behandling (se avsnitt 9).

6. Vilka delar vi personuppgifter med?

Vi lämnar endast ut personuppgifter i den utsträckning det är förenligt med vår tystnadsplikt och tillämplig lag. Mottagare kan vara:

• domstolar, skiljenämnder, myndigheter, motparter och deras ombud när det krävs för att utföra uppdraget;
• andra rådgivare, såsom utländska advokatbyråer, revisorer, sakkunniga och översättare, som ni eller vi anlitar inom ramen för uppdraget;
• personuppgiftsbiträden som behandlar uppgifter för vår räkning, exempelvis leverantörer av IT-system, molntjänster, dokumenthantering, e-signering, kontrolltjänster och ekonomiadministration, med vilka vi ingått personuppgiftsbiträdesavtal;
• myndigheter när vi är skyldiga enligt lag, till exempel Finanspolisen, Skatteverket eller Sveriges advokatsamfund inom ramen för dess tillsyn; samt
• en eventuell förvärvare eller ny ägare vid överlåtelse av verksamheten eller del därav.

Vi säljer aldrig personuppgifter.

7. Överföring till tredje land

Vi strävar efter att behandla personuppgifter inom EU/EES. Om uppgifter överförs till ett land utanför EU/EES, exempelvis när ett uppdrag har internationella inslag eller när en leverantör har verksamhet utanför EES, säkerställer vi att överföringen sker i enlighet med dataskyddsförordningen, till exempel genom ett beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå (inklusive EU–US Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler i kombination med eventuella kompletterande skyddsåtgärder. Du kan kontakta oss för att få information om tillämpliga skyddsåtgärder.

8. Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för de ändamål för vilka de samlats in och därefter så länge vi är skyldiga enligt lag eller god advokatsed. Som utgångspunkt gäller följande:

• Akter och ärendehandlingar sparas i minst tio år från uppdragets avslutande, eller den längre tid som är motiverad med hänsyn till ärendets art, i enlighet med god advokatsed.
• Handlingar och uppgifter för klientkännedom sparas i fem år från det att affärsförbindelsen upphörde, eller den längre tid som följer av penningtvättsregelverket.
• Räkenskapsinformation sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen.
• Uppgifter för jävskontroll sparas så länge det är nödvändigt för att kunna genomföra korrekta jävskontroller.
• Uppgifter för marknadsföring sparas tills du avregistrerar dig eller invänder mot behandlingen.
• Uppgifter om arbetssökande sparas i två år efter avslutad rekrytering med hänsyn till eventuella diskrimineringsanspråk, om du inte samtyckt till längre lagring.

9. Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddsförordningen rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter och få en kopia av dem (registerutdrag);
• begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter;
• begära radering av dina personuppgifter;
• begära att behandlingen begränsas;
• invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, samt när som helst invända mot direktmarknadsföring;
• få ut uppgifter som du själv lämnat i ett strukturerat, maskinläsbart format (dataportabilitet); samt
• när som helst återkalla ett lämnat samtycke, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen före återkallelsen.

Observera att dina rättigheter kan vara begränsade av vår tystnadsplikt, av lagstadgade lagringskrav eller av sekretess. Exempelvis får vi enligt penningtvättslagen inte röja att en granskning eller rapportering till Finanspolisen sker, och uppgifter som omfattas av advokatens tystnadsplikt lämnas inte ut enligt 5 kap. 1 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Vi besvarar din begäran utan onödigt dröjsmål och normalt inom en månad.

10. Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust och förstörelse, bland annat behörighetsstyrning, kryptering, flerfaktorsautentisering, loggning, säkerhetskopiering och utbildning av medarbetare. Alla medarbetare omfattas av tystnadsplikt. Vid en personuppgiftsincident vidtar vi åtgärder i enlighet med dataskyddsförordningen, inklusive anmälan till Integritetsskyddsmyndigheten och information till berörda när det krävs.

11. Kakor (cookies)

Vår webbplats använder kakor. Information om vilka kakor vi använder och hur du kan hantera dem finns i vår cookiepolicy på www.aqr-law.com.

12. Klagomål

Om du är missnöjd med vår behandling av dina personuppgifter ber vi dig att i första hand kontakta oss. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), Box 8114, 104 20 Stockholm, www.imy.se.

13. Ändringar i policyn

Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på vår webbplats. Vid väsentliga förändringar informerar vi på lämpligt sätt.

Cookiepolicy

Vilka personuppgifter webbplatsen samlar in, varför, hur länge de sparas och vilka andra som hanterar dem.

När du kontaktar oss

Kontaktformuläret frågar efter ditt namn, din e-postadress och ditt meddelande och, om du vill lämna dem, ditt företag och ditt telefonnummer. Vi noterar också tiden och sidan du skrev från. Vi använder uppgifterna för att svara dig och för att ta reda på om vi kan ta oss an ärendet. Skicka inga konfidentiella uppgifter via formuläret förrän vi har bekräftat att vi kan det.

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att svara dem som kontaktar oss, eller, när du ber oss ta oss an ett ärende, åtgärder innan ett avtal ingås. Efter 24 månader tar vi bort ditt namn, företag, din e-postadress, ditt telefonnummer och ditt meddelande; kvar finns bara att en förfrågan kom in, när och från vilken sida. Meddelanden som spamkontrollen håller kvar raderas efter 30 dagar. En kopia av varje förfrågan mejlas till oss när den kommer in.

När du frågar om dina uppgifter

Formuläret för begäran om personuppgifter frågar efter din e-postadress, vad du vill (se, rätta eller radera dina uppgifter) och, om du vill, ett meddelande. Vi skickar en länk till den adressen för att vara säkra på att begäran är din.

Rättslig grund: vår rättsliga förpliktelse att hantera din begäran och kunna visa att vi gjort det. En begäran som aldrig bekräftas raderas efter 30 dagar; för de övriga tas din e-postadress och ditt meddelande bort efter 24 månader.

Ditt val av cookies

När du väljer i cookiebannern sparar vi valet med ett slumpmässigt samtyckes-ID (samma som sparas i din webbläsare), de kategorier du godkände, versionen av cookietexten och tiden. Vi sparar aldrig din IP-adress eller något annat om dig tillsammans med det.

Rättslig grund: vår rättsliga förpliktelse att kunna visa att samtycke lämnats. Varje post raderas efter 24 månader.

Statistik, bara med ditt samtycke

Om du godkänner statistik registrerar Google Analytics hur webbplatsen används: vilka sidor du besöker, ungefär var du befinner dig och vilken typ av enhet och webbläsare du har. Google uppger att IP-adresser från användare i EU inte loggas eller sparas. Inget skickas till Google Analytics innan du har godkänt, och du kan ändra dig när som helst.

Rättslig grund: ditt samtycke. Google sparar uppgifterna i 14 månader.

Att hålla webbplatsen igång och säker

Som på alla webbplatser loggar servrarna varje anrop: din IP-adress, din webbläsare, sidan och tiden. Loggarna sparas i 30 dagar för att hitta fel och stoppa missbruk. Om webbplatsen själv får ett fel skickas en rapport till vår felövervakning, med personuppgifter borttagna innan den lämnar webbplatsen; rapporterna sparas i 90 dagar.

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av en säker webbplats som fungerar.

Cookies

En cookie är en liten fil som webbplatsen sparar i din webbläsare. Nödvändiga cookies sätts utan att vi frågar, eftersom webbplatsen inte fungerar utan dem, eller för att du själv bett om det de gör. De övriga sätts bara om du godkänner dem.

Du kan ändra ditt val när som helst under "Cookieinställningar" längst ned på varje sida. Om du stänger av statistik raderas dess cookies.

Vilka andra som hanterar uppgifterna

Några leverantörer driver delar av webbplatsen åt oss och hanterar uppgifter bara enligt våra instruktioner:

• Vår webbyrå bygger och driver webbplatsen.
• Google Cloud står för driften i Sverige (Stockholm).
• Postmark skickar e-posten, som kopian av din förfrågan till oss.
• Sentry tar emot felrapporter, med personuppgifter borttagna.
• Google Analytics mäter besök, bara om du godkänner det.

Några av dem finns i USA. Där uppgifter förs dit är leverantörerna certifierade enligt EU–US Data Privacy Framework, och deras avtal innehåller också EU:s standardavtalsklausuler.

Bra att veta

Du behöver inte lämna några personuppgifter till oss, men utan namn och e-postadress kan vi inte svara på en förfrågan. Vi fattar inga automatiserade beslut om dig och bygger inga profiler. Webbplatsen visas över en krypterad anslutning, och bara de som behöver uppgifterna kommer åt dem.

När cookietexten ändras frågar bannern dig igen.